rpardaz.ir

بازگشت به صفحه اصلی

راهنمای کاربران اتوماسیون نامه نگار

سیستم دبیرخانه و اتوماسیون اداری و آرشیو اسناد

بازگشت نمایش همه فقط ویدئوها

نامه وارده

نامه وارده








































ساخت گزارش تحت وب

برای ساخت گزارشات بیشتر می توانید از ابزار گزارش ساز تحت وب استفاده نموده و گزارشات را مطابق با نیاز خود طراحی نمائید

نمایش ویدئو


گزارشات

گزارشات چاپی متنوع با امکان جستجو در بخش گزارشات

امکان استفاده چندین شرکت از یک نسخه از سیستم

برخی شرکتها دارای شعب متعدد در سطح کشور هستند و یا دارای شرکتهای زیر مجموعه مدیر سیستم می تواند با تعریف شرکتهای تابعه و تعیین ارتباط شرکتها با یکدیگر این امکان برای همه شرکتهای تعریف شده فراهم می شود که از یک سیستم استفاده نمایند ادمین هر شرکت بصورت مجزا می تواند کاربران، دبیرخانه ها، دسترسی ها، واحدهای سازمانی و بقیه امکانات مربوط به شرکت زیر مجموعه خود را تعریف و مدیریت نماید

اپ موبایل

برای دسترسی سریعتر به اسناد و مکاتبات صفحات ویژه موبایل برای بخشهای اصلی و پرکاربرد سیستم تهیه شده است

امکان ثبت نامه در word

به همین دلیل در بخش نامه های صادره امکان تهیه انواع الگوی نامه، و ثبت نامه توسط "ورد" فراهم شده است . همچنین شماره گذاری و درج شماره درهدر نامه انجام میگیرد

مدیریت دبیرخانه و گردش اسناد

هر شرکت می تواند به تعداد نامحدود دبیرخانه تعریف نماید و با تعیین دسترسی افراد امکان ثبت نامه های وارده و صادره برای کاربران فراهم می باشد

ثبت امضا در متن نامه

درج امضای امضا کننده نامه در ذیل نامه

ثبت شماره نامه

در دبیرخانه نامه صاده پس از تائید و هنگام دریافت شماره اندیکاتور، شماره دریافت شده در سربرگ نامه درج میگردد

اسکن اسناد تحت وب

در بخش دبیرخانه متصدی دریافت نامه می تواند از امکان اسکن اسناد تحت وب جهت ثبت نامه ها استفاده نماید

ارسال پیام با قلم نوری-دست نویس

پیامهای مبادله شده بین اعضای داخلی شرکت و همچنین ثبت هامش برای اسناد رسیده از دبیرخانه و یا منابع دیگر می تواند علاوه بر تایپ به صورت دست نویس نیز انجام گیرد

مدیریت دسترسی کاربران توسط مدیر سیستم

تمامی بخشهای سیستم توسط مدیر سیستم قابل برنامه ریزی جهت دسترسی دادن و یا عدم دسترسی افراد در قالب گروهها می باشد


معرفی کارتابل

پیامها ، اسناد و نامه های رسیده و صادره (توزیع شده از طریق دبیرخانه ) در بخش کارتابل هر کاربر جمع آوری میگردد .



(گام 1)
در نامه های صادره  اگر بخواهیم شماره و تاریخ و پیوست و امضای نامه در متن نامه توسط سیستم  ددرج شود مراحل زیر را انجام می دهیم

- ابتدا الگوی نامه را دریافت و آنرا جهت ویرایش باز  می کنیم
(گام 2)
-مطابق تصویر باکس محل قرارگیری  شماره و تاریخ و پیوست  در هدر را انتخاب کرده و موقعیت  و اندازه فونت و  ... را ویرایش می کنیم
(گام 3)
- سپس روی کلید ویرایش الگوی مورد نظر کلیک میکنیم
(گام 4)
در صفحه ویرایش کلیک آپلود الگو را کلیک و مسیر الگوی جدید را  وارد میکنیم
(گام 5)
- الگو ثبت شد و در بخش صادره جدید قابل استفاده می باشد

(گام 1)
هر کاربر می تواند کارتابل خود را جهت انجام امور به دیگران تفویض نماید

 

کاربر جانشین پس از تفویض می تواند به کارتابل فرد اول دسترسی داشته باشد و در آن ثبت و ارجاع نامه و سند داشته باشد

 

برای اینکار ابتدا از منوی "تنظیمات> تفویض اختیارات"   وارد صفحه تفویض اختیار می شویم

(گام 2)
سپس با کلیک روی کلید تفویض جدید  نام  و زمان انجام تفویض کارتابل را مشخص و ثبت می کنیم

پس از ثبت تفویض اختیار فعال می شود و کاربر مشخص شده به عنوان جانشین می تواند لیست افراد تفویض کننده را در مسیر زیر مشاهده کند

هر کاربر با کلیک روی نام کاربری خود در بالای صفحه  و در تب مشخصات فردی لیست افرادی را که کارتابل خود را به او تفویض کرده اند مشاهده می کند
(گام 3)
کاربر در صورت انتخاب کارتابل آن فرد از کارتابل خود خارج شده و کارتابل کاربر مورد نظر باز شده و می تواند در آن اقدامات لازم را انجام دهد

 

برای اینکه مشخص شود کاربر در کارتابل خودش نیست و کارتابل تفویض شده فعال است  در هدر به رنگ سبز کلمه "تفویض" مشخص شده است
(گام 4)
پس از پایان زمان تفویض یا غیر فعال شده آن توسط کاربر واگذار کننده ،  دسترسی برای کاربر گیرنده پایان می بابد

(گام 1)
نامه هایی که در دبیرخانه ثبت می شوند گاهی دارای عطف و پیرو می باشند

برای مشخص کردن عطف و پیرو هر نامه مراحل زیر را انجام می دهیم

- ابتدا روی موضوع نامه کلیک میکنیم
(گام 2)
- سپس روی کلید ویرایش نامه کلیک میکنیم
(گام 3)
- در تب سوم  لیست نامه های صادره و وارده مشخص است

با انتخاب نامه های مرتبط با نامه انتخاب شده لیست نامه های عطف و پیرو را مشخص میکنیم
(گام 4)
- برای  مشاهده لیست نامه های عطف و پیرو هر نامه مطابق تصویر زیر  روی اسناد مرتبط کلیک میکنیم

(گام 1)
جهت مشاهده درخت سوابق  مطابق تصویر زیر روی علامت مشخص شده  روبری هر هر پیام کلیک میکنیم
(گام 2)
سپس در پنجره باز شده  تب دوم را انتخاب می کنیم

در این پنجره کلیه افرادی را پیام را در کاتابل خود دریافت کرده اند و اقدامی روی آن انجام داده اند با جزئیات نمایش داده می شود

(گام 1)
نسخه موبایل:

اگر با تبلت یا موبایل به سیستم وصل شویم به نسخه موبایل نمایش داده می شود
(گام 2)
(گام 3)
صفحات  نسخه موبایل بخش اتوماسیون  طراحی شده است 

که شامل نمایش کارتابل و =وشه های هر کاربر 
(گام 4)
(گام 5)
(گام 6)
(گام 7)
(گام 8)
(گام 9)
امکان مشاهده اسناد رسیده به کارتابل کاربر

نحوه استفاده از آرشیو الکترونیکی اسناد















(گام 1)
(گام 2)
(گام 3)

(گام 1)
(گام 2)

(گام 1)
(گام 2)
(گام 3)

(گام 1)
(گام 2)
(گام 3)
(گام 4)
(گام 5)

(گام 1)
(گام 2)
(گام 3)
(گام 4)
(گام 5)
(گام 6)

(گام 1)
(گام 2)
(گام 3)
(گام 4)
(گام 5)

(گام 1)
(گام 2)

(گام 1)
1- ایجاد پرونده از طریق منوی آرشیو> تعریف پرونده
(گام 2)
2- پس از تعریف پرونده  فیلدهای(خصوصیات)  پرونده را تعریف کنیم

داده های ثبت شده در این فیلدها جهت جستجوی محتوای اسناد استفاده می شود
(گام 3)
پس از تعیین فیلدها  از طریق منوی کارتابل > آرشیو اسناد> پرونده پرسنلی را انتخاب می کنیم

در این مرحله با کلید "جدید"   می توانیم پرونده پرسنل را ثبت نمائیم
(گام 4)
ورود تصویر سند:
(گام 5)
ورود محتوای سند مطابق فیلدهای تعریف شده :
(گام 6)
پس از تعریف پرونده نوبت به تعریف اسناد داخل پرونده است

برای تعریف اسناد داخل پرونده مطابق تصویر زیر با کلیک راست روی درخت اسناد می توان 

پوشه و سند را به درخت پرونده ها اضافه نمود
(گام 7)
افزودن پوشه به درخت اسناد
(گام 8)
پس از افزودن هر سند می توانیم فیلدهای آن نوع سند را نیز تعریف کنیم
(گام 9)
پس از آن می توانیم با کلیک روی هز نوع سند از درخت اسناد آن سند آپلود و پس از ثبت محتوای سند در فیلدهای تعریف شده آنرا ثبت کنیم
(گام 10)
با امکان Versioning می توانیم اسناد را ویرایش نموده و در هر ویرایش سند قبلی به صورت یک ورژن نگهداری می شود

پس از ثبت داده ها و تصاویر و فایلهای مرتبط با هر نوع سند با کلید "نمایش محتوا و جستجو"  می توانیم بین محتوای اسناد ثبت شده جستجو و فیلتر و گروهبندی انجام دهیم




(گام 1)
اگر رمز عبور خود را فراموش کردید

روی لینک زیر کلیک نمائید
(گام 2)
سپس ایمل خود را وارد نمائید

لینک بازیابی رمز عبور به ایمیل شما ارسال می شود





(گام 1)
در سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری / سازمان الکترونیک  هامش نویسی روی اسناد دریافتی در کارتابل به دو صورت قابل انجام است

- تایپ متن هامش

-ثبت متن هامش به صورت دست نویس

 

1-   ابندا روی پنل سمت راست کارتابل "دریافتی" کلیک میکنیم سپس موضوع مورد نظر را انتخاب میکنیم
(گام 2)
2- در تب اول متن و مشخصات پیام ارسالی و تب دوم پیوست و یا همان سند اصلی (که هامش در مورد این سند باید نوشته شود ) نمایش داده می شود
(گام 3)
3- وارد تب اول می شویم 

یکی از گزینه های "پاسخ" یا "ارجاع" را انتخاب میکنیم

(گام 4)
4- برای ثبت متن هامش به صورت تایپ شده از کادر اول

و برای ثبت متن به صورت دست نویس بعد از کلیک روی چک باکس مشخص شده از کادر دوم استفاده می کنیم
(گام 5)
4- پس از یادداشت هامش به صورت تایپ شده یا دست نویس  ، گیرندگان و گیرندگان رونوشت را انتخاب و کلید "ثبت و ارسال" را کلیک کنید

به این ترتیب گردش مکاتبات اداری شروع و پرسنل گیرنده هامش نیز می توانند به همین روش 

هامش نویسی و به افراد مورد نظر ارجاع نمایند






(گام 1)
(گام 2)



(گام 1)
(گام 2)






(گام 1)
(گام 2)



(گام 1)
(گام 2)
(گام 3)
(گام 4)
(گام 5)
(گام 6)
(گام 7)
(گام 8)

(گام 1)
(گام 2)







(گام 1)

(گام 1)
(گام 2)

(گام 1)

(گام 1)










(گام 1)
(گام 2)


(گام 1)
-









(گام 1)
برای تعریف شرکتهای تابعه ابتدا با کاربر ادمین وارد سیستم می شویم

در منوی مدیریت سیستم "شرکتها" را انتخاب میکنیم
(گام 2)
در این صفحه می توانیم شرکتهای تابعه را تعریف و در قسمت درخت شرکتها رابطه شرکتها را با هم مشخص کنیم(شرکت زیر مجموعه چی شرکتی است)
(گام 3)
پس از تعریف شرکت تابعه یک کاربر را به عنوان کاربر ادمین آن شرکت تعریف میکنیم 

این کاربر با دسترسی هایی که دارد می توانید به طور مستقل مدیریت اتوماسیون را برای شرکت خود به عهده بگیرد

در این مثال برای شرکت "قطعات پیش ساخته جم" کاربر "hosseini" را به عنوان مدیر سیستم معرفی و فعال میکنیم
(گام 4)
کاربر "hosseini" نمی تواند وارد سیستم شودچون گروه و دسترسی های گروه هنوز تعییر نشده است

برای این منظور ابتدا گروه و سپس دسترسی های گروه را تعریف و این کاربر را به گروه اضافه میکنیم

مطابق تصویر زیر گروهی با نام "مدیر سیستم" ایجاد میکنیم
(گام 5)
سپس دسترسی های این گروه را تعیین میکنیم

برای این کار روی گروه کلیک میکنیم و در سمت راست لیستی از فعالتهای سیستم نمایش داده می شود

در این مثال چون کاربر مدیر سیستم است باکلیک کلید "همه" تمامی امکانات سیستم در دسترس این گروه قرارداده می شود
(گام 6)
درپایان کاربر "hosseini" را به این گروه اضافه میکنیم

اکنون کاربر "hosseini" می تواند  به سیستم وارد شود و به عنوان مدیر سیستم اتوماسیون اداری "قطعات پیش ساخته جم"  نسبت به تعریف کاربران و گروه ها و دسترسی های شرکت "قطعات پیش ساخته جم" اقدام نماید


(گام 1)
-
(گام 2)
-

راهکار پردازش پایا

Instance Theme

تولید نرم افزارهای تحت وب

info@rpardaz.ir